تأسست إدارة المستودعات بجامعة الامام عبد الرحمن بن فيصل عام ١٣٩٥هـ، حاملةً إرثًا عريقًا من الخبرة والكفاءة في إدارة وتنظيم المخزون.
الرؤية
الوصول الى مستودعات تقنية تدار بأحدث الأنظمة، بدءاً من توريد الأصناف الى المستودعات مرورا بتصنيفها وفرزها وانتهاءً بصرفها للجهة المستفيدة.
الهدف
تحقيق التميز والكفاءة في إدارة المخزون وتلبية احتياجات المستفيدين بكفائه عالية.
الرسالة
تقديم خدمات تخزين عالية الجودة تضمن الحفاظ على المخزون وسلامتها، وتلبية احتياجات كافة الجهات الإدارية والأكاديمية في الجامعة والسعي لتطوير العمل وتحسين الأداء من خلال تبني أحدث التقنيات والممارسات المتقدمة.
المهام
- تحديد احتياجات الجامعة من المواد والمعدات والأدوات القرطاسية والمكتبية والمطبوعات والأثاث وكل ما يدعم العملية التعليمية والإدارية بالجامعة.
- استلام المواد والأجهزة والمعدات وكافة المستلزمات التي تم توريدها للجامعة بعد استيفاء كامل الشروط النظامية.
- ضمان توفير المواد والأصناف اللازمة في الوقت المناسب وبالكمية المناسبة بما يكفل إنجاز العمل على الوجه المطلوب وذلك بالتعاون والتنسيق مع الإدارات المعنية بالجامعة.
- تنظيم وترتيب وتخزين ونقل المواد المستودعية بالطرق السليمة والآمنة.
- تطبيق قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية على جميع عمليات الاستلام والصرف والرجيع.
- المحافظة على مواد المستودعات وحمايتها من التلف والضياع.
- صرف طلبات إدارات الجامعة ووحداتها من الأصناف المتوفرة وفقاً لأوامر الصرف المعتمدة.
- تقديم التسهيلات اللازمة للجان الجرد الدورية والسنوية وتقديم كل ما يضمن نجاح عمل تلك اللجان.
- تقديم المقترحات المناسبة لتطوير عمل المستودعات بما يكفل تبسيط إجراءات الصرف والمحافظة على المواد بالمستودعات والرفع بها لصاحب الصلاحية.
- تحديد احتياجات الإدارة من الوظائف، والتنسيق مع الجهات المختصة بالجامعة.
- القيام بأي مهام أخرى تكلف بها الإدارة في مجال اختصاصها.
الوحدات
- وحدة الصادرة والوارد: استلام المعاملات الصادر والوارد ورقياً والكترونياً وتحويلها الى مدير الإدارة والوحدات الخاصة بها.
-
وحدة المحاسبة والتدقيق: تدقيق فواتير الموردين حسب العقود والتعاميد وانهاء إجراءاتها المستودعية.
-
وحدة التسجيل وبطاقات الصنف: تسجيل وتصنيف المواد الواردة والمصروفة من خلال مذكرات الاستلام ومحاضر الاستلام وطلبات الصرف الكترونيا.
-
ساحة الاستلام والمستودعات المركزية وغرف الإمداد: يتكون مستودع الجامعة المركزي من ساحة الاستلام وعدد (٩) مستودعات وعدد (١٥) غرفة إمداد وهي كالتالي: الأثاث، وأجهزة الحاسب الالي والطابعات، والشبكات والاتصالات، والقرطاسية، والاحبار، وقطع الغيار والزيوت، ورجيع الجامعة، ورجيع المدينة الطبية، وتقوم تلك المستودعات باستلام المواد في ساحة الاستلام كاستلام مؤقت ومن ثم ترحيلها الى المستودعات حسب الاختصاص ليقوم امين المستودع باستكمال إجراءات الاستلام والصرف الى الجهات الطالبة.
