مهام مدير الإدارة
- إحالة كافة المعاملات الواردة لإدارة المستودعات إلى المختصين لإجراء اللازم حيالها، من عمليات استلام أو صرف أو إرجاع وخلافه.
- متابعة كافة الإجراءات التنفيذية التي تم إجراؤها من قبل المختصين، والتأكد من سلامة كل إجراء.
- المصادقة على إتمام كافة الإجراءات المستودعية المنفذة بالتوقيع على كافة الخطابات والنماذج الخاصة بها.
- تحديد الكميات المراد صرفها من مختلف الأصناف بعد الرجوع إلى الأرصدة المتوفرة منها، الموضحة ببطاقات الصنف وبما يحقق شمولية وعدالة الصرف لمختلف قطاعات الجامعة.
- المشاركة في أعمال اللجان المختلفة، كلجنة الفحص ولجنة الجرد ولجنة تحليل العروض واختيار العروض المناسبة للأصناف المطلوب تموين مستودعات الجامعة بها.
- الإشراف على سلامة الإجراءات التخزينية وصحتها، وترتيب الأصناف وترميزها ووضعها على الارفف والمساحات المناسبة لها، حسب طبيعة كل صنف وتاريخ توريدها للصرف منها، حسب أولوية تاريخ التوريد لتلافي التقادم والتلف.
- تحديد الوسائل المناسبة لأعمال التحميل والمناولة، كالروافع اليدوية والكهربائية والسلالم والرفوف ومتابعة سلامتها وصيانتها.
- تحديد الوسائل المناسبة للأمن والسلامة داخل المستودعات، كالأبواب الكهربائية وطفايات الحريق وأنظمة الإنذار، ومتابعة صلاحيتها وصيانتها.
- القيام بإجراء عمليات جرد دورية أو مفاجئة؛ للتأكد من سلامة الأرصدة الفعلية والقيدية أو لضمان سلامة إجراءات الاستلام والتسليم بين أمناء المستودعات.
- التوقيع على كافة الخطابات الصادرة إلى السادة أصحاب الصلاحية وإلى مختلف الجهات.
- الإشراف على دوام منسوبي إدارة المستودعات وانتداباتهم وعملهم خارج أوقات الدوام الرسمي، وإجازاتهم المختلفة، وترشيحاتهم لحضور الدورات التدريبية، واعتماد تقارير تقويم الأداء الوظيفي لهم.
- إعداد التقارير المطلوبة عن أعمال إدارة المستودعات وإنجازاتها، ورفعها لجهات الاختصاص.
مهام مأمور ساحة الاستلام
- استلام المواد استلاماً مؤقتاً من الموردين لتموين المستودعات، وإعداد إشعار استلام مؤقت تحت الفحص نموذج رقم (1).
- عرض المواد والوثائق المؤيدة للتوريد والاستلام على لجنة الفحص، وإعداد المحاضر الخاصة بقرارات اللجنة.
- تسليم المواد المرفوضة من لجنة الفحص للموردين لتبديلها بمواد مطابقة للمواصفات.
- استلام المواد المقبولة استلاماً نهائياً، وإعداد مذكرة استلام نموذج رقم (2)، بموجب وثائق عملية التوريد كخطاب التعميد والمطالبة والفواتير، وتسليم المواد وصور من الوثائق المؤيدة للاستلام لأمين المستودع المختص.
- الاحتفاظ بالصور الخاصة بمأمور ساحة الاستلام حسب قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية.
مهام أمناء المستودعات
- إعداد البيانات الخاصة بالأصناف المطلوبة لتموين المستودع، وتحديد مواصفاتها وكمياتها وقيمتها التقديرية.
- استلام المواد من مأمور ساحة الاستلام مع صورة من الوثائق المؤيدة.
- المحافظة على صلاحية المواد المخزنة وترتيبها ووضعها على الأرفف المناسبة لها.
- الصرف من المستودع من خلال تعبئة طلب صرف مواد نموذج رقم (7) الكترونياً مستكمل الاعتمادات آلياً.
- تدقيق حركات الاستلام والصرف ببطاقات الصنف، واستخراج الرصيد بعد كل حركة آلياً.
- الاحتفاظ بصور من الوثائق المؤيدة للاستلام نموذج رقم (2)، والصرف نموذج رقم (7).
- وضع ملصقات تحمل ارقام تصنيفية للمواد.
مهام أمين مستودع الرجيع
- استلام مواد الرجيع من الجهات المرجعة من الإدارات والعمادات والمراكز والكليات والمعاهد والمدينة الطبية بعد مطابقة تلك المواد مع البيانات المعدة بموجب مستند ارجاع نموذج رقم (9).
- تصنيف الرجيع إلى ما يمكن إعادة صرفه وما لا يمكن إعادة صرفه حسب توصية لجنة فحص ومعاينة الرجيع.
- ارجاع المواد الصالحة للاستخدام الى المستودع المختص بموجب توصيات اللجنة وتزويده بصورة من مستند الارجاع.
- تجهيز الوثائق المؤيدة للإرجاع لاستخراج أرصدة المواد المعدة للبيع.
- إعـــــداد البيانات والمحاضــر والمخاطبات اللازمــــة لاستكمال إجراءات المنح أو البيع.
- إعداد مستندات صرف أصناف رجيع نموذج رقم (10) لتسليم المواد المباعة لأصحابها.
- الاحتفاظ بالوثائق المؤيدة للاستلام أو الصرف والإرجاع، وتوزيع صورها حسب قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية.
- وضع ملصقات تحمل أرقام تصنيفية للمواد.
دليل السياسات والإجراءات المستودعية
الضوابط والإجراءات المتعلقة بمرحلة استلام الأعمال والتأمين المباشر:
- تقوم الجهة الطالبة بالجامعة باستقبال ما يتم توريده من الموردين بناء على التعميد الخاص باحتياج الجامعة الصادر من إدارة المنافسات والمشتريات بالجامعة.
- يتم استلام جميع الأصناف الواردة في التعميد من قبل مأمور ساحة الاستلام والتأكد من مطابقتها للكميات الموردة، وتعبئة إشعار استلام مؤقت لأصناف تحت الفحص (نموذج رقم1) الخاص بهذه المرحلة من التوريد.
- وقوف لجنة الفحص والمعاينة على التوريد ويكون من ضمن أعضاء اللجنة عضوا فنيا متخصصا بنوعية التوريد، وتعبئة محضر فحص ومعاينة (نموذج رقم6) الخاص باللجنة والتوقيع على المحضر المعد من قبل اللجنة بكامل الأصناف الواردة في التعميد بعد مطابقة التوريد للتعميد من حيث الكمية ونوع الأصناف والمواصفات.
- يتم تعبئة محضر استلام نموذج رقم (۳) للأصناف الموردة ويضاف لها محضر تركيب وإنجاز من الجهة الطالبة، في حال كان التعميد يشمل التركيب.
- ترفع الجهة الطالبة محاضر الاستلام أو محاضر التركيب والإنجاز مع مطالبة وفواتير وشهادات تسجيل المورد إلى إدارة المنافسات والمشتريات وضمها مع أساس المعاملة لإعداد أوامر الصرف بالنظام المالي ومنصة اعتماد وإرسالها للإدارة المالية للتدقيق والصرف.
الضوابط والإجراءات المتعلقة بالتوريد بالمستودعات
- تقوم إدارة المستودعات بالجامعة باستقبال ما يتم توريده من الموردين بناء على التعميد الخاص باحتياج الجامعة الصادر من إدارة المنافسات والمشتريات بالجامعة.
- يتم استلام جميع الأصناف الواردة في التعميد من قبل مأمور ساحة الاستلام والتأكد من مطابقتها للكميات الموردة، وتعبئة إشعار استلام مؤقت لأصناف تحت الفحص (نموذج رقم1) الخاص بهذه المرحلة من التوريد.
- وقوف لجنة الفحص والمعاينة على التوريد ويكون من ضمن أعضاء اللجنة عضوا فنيا متخصصا بنوعية التوريد، وتعبئة محضر فحص ومعاينة (نموذج رقم6) الخاص باللجنة والتوقيع على المحضر المعد من قبل اللجنة بكامل الأصناف الواردة في التعميد بعد مطابقة التوريد للتعميد من حيث الكمية ونوع الأصناف والمواصفات.
- يتم تعبئة مذكرة الاستلام (نموذج رقم۲) والتوقيع عليه من قبل مأمور عهدة ساحة الاستلام (المسلم) وأمين المستودع (المستلم) ومدير إدارة المستودعات تمهيداً لتسليم أصناف التوريد لأمين المستودع لإدخالها المستودع للبدء في عملية الصرف للجهات المستفيدة وبعد ذلك يتم تزويد الإدارة المالية بأصل مذكرة الاستلام لإنهاء اجراءات صرف مستحقات المورد.
الضوابط والإجراءات المتعلقة بصرف المواد للجهات المستفيدة بالجامعة
- تقوم الجهات بالجامعة إرسال الطلبات والاحتياجات عبر النظام الإلكتروني الخدمة الذاتية من خلال بوابة الجامعة وتحديد الأصناف والكميات المطلوب توفيرها.
- تصل الطلبات والاحتياجات للحساب الإلكتروني لصاحب الصلاحية لإتاحتها بعد التأكد من الكمية واسم الصنف ولديه الصلاحية بالتعديل أو القبول أو الإلغاء حسب ما تقتضيه المصلحة العامة وكذلك بحسب المتوفر بالمستودعات.
- تصل الطلبات إلى مدير إدارة المستودعات لإتاحتها ويمكن الإلغاء أو تعديل الكمية المطلوبة بحسب المتوفر والمتاح بالمستودعات بعد موافقة صاحب الصلاحية على الإلغاء أو التعديل.
- يصل الطلب بعد ذلك إلى أمين المستودع المختص وطباعة نموذج طلب صرف مواد رقم (۷) والتواصل مع الجهة المستفيدة للحضور لاستلام الأصناف المصروفة.
الضوابط والإجراءات المتعلقة بأصناف الرجيع
- تقوم الجهات بالجامعة بإرجاع كافة الأصناف المستودعية التي انتهت الحاجة لها أو التالفة إلى مستودع الرجيع بإدارة المستودعات وذلك بعد تعبئة مستند الارجاع نموذج (9) الخاص بتلك العملية والموضح به اسم الصنف والكمية.
- تعرض جميع أصناف الرجيع المستلمة من الجهات التي قامت بالإرجاع على اللجنة الدائمة للرجيع للبت في أمر الأصناف المرجعة لاتخاذ التوصية المناسبة إما بإعادتها للمستودع الرئيسي لصرفها أو بيعها أو إتلافها أو صيانتها وفق الإجراءات النظامية.
- يمكن الصرف من مستودع الرجيع مباشرة للمستفيد بطلب صرف مواد (إلكتروني) أسوة بالمستودعات الأخرى وذلك لتوفير الوقت والجهد وأجور النقل.
