يشرف القسم على إدارة الهوية البصرية للجامعة والتأكد من تحقيق تطبيقاتها المطبوعة والإلكترونية أعلى معايير الجودة والاحترافية. كما يتولى دوراً أساسياً في تصميم هويات المشاريع المندرجة تحت مظلة الجامعة والمحافل الرسمية، بالإضافة إلى تصميم جداريات المباني الداخلية بالتعاون مع فريق التصميم الداخلي في الوحدة.
يقدم القسم خدمات تصميم جرافيكي لعملاءه من أقسام الجامعة، حيث تنقسم هذه المشاريع إلى نوعين: مشاريع صغيرة إلى متوسطة الحجم، وأخرى مشاريع كبيرة، وهي بالنحو الآتي:
أ. المشاريع الصغيرة والمتوسطة
أنواعها والمدة الزمنية
|
المشاريع الصغيرة |
المشاريع المتوسطة |
|
|
وصفها |
طلبات التصميم التي تستدعي الحاجة إليها بشكل مستمر ودوري، وتكون متطلب خلال مدة قصيرة، يمكن القيام بها في فترة زمنية قصيرة (٢ يوم إلى ٥ أيام عمل) |
طلبات التصميم التي لاتتم بشكل دوري، ويستدعي العمل عليها بوقت لايقل عن ثلاثة أسابيع. وفي غالب الوقت يكون نطاقها داخلي… |
|
أنواعها |
نوع إلى ٢ نوع فقط مما يلي:
ملاحظة: في حال تطلب مشروع أكثر من نوعين فيعتبر مشروع متوسط يتم احتساب المدة المخصصة كمشروع متوسط |
|
|
أقل مدة تسبق التقدم بالمشروع |
مالا يقل عن ٣ أيام عمل عن موعد الاحتياج الفعلي للتصميم |
مالا يقل عن ١٤ يوم عمل عن موعد الاحتياج الفعلي للتصميم |
|
مدة العمل على المشروع منذ البدء به |
٢ يوم إلى ٧ أيام عمل |
٥ أيام عمل إلى ٢٠ يوم عمل |
ملاحظات مهمة:
- يتم تنفيذ المشاريع الصغيرة والمتوسطة وفق هوية الجهة التابعة لها أو هوية الجامعة فقط
- لطلبات التقاريروالكتيبات والعروض التقديمية، يتم توفير قوالب مفتوحة تشمل الأغلفة والتنسيق العام بحيث تتم تعبئة المحتوى من قبل العميل، فدورنا يقصر على تصميم التقارير الصادرة من مكتب رئيس الجامعة وبعض التقارير المستثناه نظراً لأهميتها الكبرى في تمثيل الجامعة على نطاق واسع.
- للطلبات المتكررة بصفة دورية من جهة العميل مثل الإعلانات، يتم تجهيز قالب مفتوح بحيث تتم تعبئة المحتوى من قبل العميل في المرات القادمة.
الاشتراطات والإجراءات
- تقديم الطلب عبر القنوات الرسمية فقط
البريد الإلكتروني ونظام Freshdesk هو وسيلة التواصل المعتمدة لاستقبال الطلبات والمتابعة واعتماد المحتوى، أما الهاتف فهو مخصص للتواصل والاستفسارات.
- مراعاة المدة الزمنية اللازمة قبل تقديم الطلب
كل تصميم يتبع آلية زمنية معينة للعمل عليه مرتبطة بنوع الطلب وحجمه كما هو موضح في هذا الدليل، يجب أن لايقل توقيت تقديم الطلب عن المدة المحددة. هذه المدة يتم احتسابها عند البدء بالعمل على المشروع حسب موعد جدولة الطلب في جدول المشاريع، وليس عند ارسال الطلب.
يجب الأخذ بالاعتبار مايلي:
- في حال إرسال الطلب في وقت أقل من المدة الزمنية المحددة له يحق للوحدة رفضه.
- المدة الزمنية المذكورة قد تقل أو تزيد نتيجة ظروف معينة مرتبطة بضغط جدول الأعمال في تلك الفترة.
- في فترات زمنية محدودة من السنة يتم تفريغ العمل في الوحدة كاملاً لمشروع كبير بالجامعة، وعليه قد يتعذر علينا تقديم خدماتنا في تلك الفترة.
- في حال تم التقدم بطلب تصميم لاحتياج سوف يعقد بعد عدة أشهر ربما تتم جدولة الطلب في موعد متأخر في حال وجود طلبات تصميم أخرى تسبقها زمنياً، ولكننا نضمن لكم تسليم المشروع في وقت مناسب.
- في حال كان الطلب يحتوي على أكثر من طلبين من المشاريع الصغيرة فيتم التعامل معه كمشروع متوسط الحجم، ولهذا تستعدي الحاجة إلى التقدم بطلبه بوقت سابق بشكل كافي. وبالمثل في حال كان طلبك يتجاوز حجم ماذكر من أنواع المشاريع المتوسطة، فسيصنف كمشروع كبير الحجم.
- توفير النصوص بصيغتها النهائية والمعتمدة
يتم النظر إلى الطلب وجدولته فقط بعد اكتمال المحتوى النصي بصيغته النهائية، حيث لايسمح بشكل قطعي استبدال المحتوى بنصوص جديدة بعد البدء بعملية التصميم، يسمح بالتغيير البسيط في أجزاء من الطلب، مرتان بحد أقصى. حيث أن التعديل على المحتوى بعد الإنتهاء من التصميم والتغيير يؤثر على المدة الزمنية المخصصة للطلب ما يؤثر على سير المشاريع الأخرى في الوحدة.
- توفير الشعارات والصور المطلوبة بدقة عالية مع تفاصيل الطلب
يجب توفير كافة الشعارات التي يتطلبها المشروع كشعارات الجهات المتعاونة بدقة عالية، قد يتطلب ذلك تواصلكم مع تلك الجهات لإرسال نسخة مناسبة من شعارهم. وفي حال امتلاككم لصور معينة ترغبون باستخدامها في المشروع يجب التأكد من حقوق الملكية وأن تكون بدقة 300-dpi على الأقل لتبدو واضحة عند الطباعة. (ندعوكم للإطلاع على دليل التصوير الفوتوغرافي في دليل هوية الجامعة).
من المهم كذلك توضيح كافة التفاصيل المتعلقة بالطلب عند ارساله والتي تتضمن (نوع التصميم، تاريخ الاحتياج، مكان النشر أو استخدام التصميم، المقاسات إن وجدت، وأي ملاحظات تتوجب علينا معرفتها قبل البدء بالتصميم.
- مراعاة المدة الزمنية اللازمة للطباعة بشكل مستقل
في حال كان طلب التصميم يتطلب الطباعة، لابد من أخذ ذلك بالاعتبار وإرسال طلب التصميم بوقت كافي حتى تتسنى طباعته دون أن يتعارض ذلك مع المدة الزمنية اللازمة للتصميم. يجب الأخذ بالإعتبار أن عملية التواصل مع جهة النشر ( المطبعة أو إدارة العلاقات العامة) هي دور العميل، حيث أن مهمتنا تنتهي بتسليم التصميم له.
- لايسمح بشكل قطعي إجراء تعديلات شخصية على التصميم النهائي بعد توفيره للعميل دون الرجوع إلينا
جميع حقوق التصميم محفوظة لوحدة هوية الجامعة ولهذا لايحق لأي جهة نسخ التصاميم أوالتعديل عليها بدون موافقة الوحدة. يستثنى من ذلك ملفات التصميم إذا تم توفيرها بصيغة Adobe
ب. المشاريع الكبيرة
أنواعها والمدة الزمنية
تتصف هذه المشاريع بأنها تمثل الجامعة على نطاق كبير جداً، وتتعدد احتياجاتها مع طول المدة الزمنية اللازمة لتنفيذها والتي لاتقل عن شهر منذ البدء بها، تشمل هذه المشاريع تصميم:
- شعار لفعالية أو حدث على مستوى كبير جداً
- هوية
- فعالية أو حملة ذات نطاق واسع تستهدف جهات خارجية وبما تتطلبه من تصاميم، مثل: حفل التخرج/اليوم الوطني/يوم المهنة/معارض/ملتقيات
- كتاب/تقرير سنوي/ دليل أكثر من ٤٠ صفحة
- انفوجرافيك تفصيلي
- دروع وهدايا تذكارية
- تصميم منتجات
- تصميم جداريات
أقل مدة للتقدم بالطلب
يجب أن لايقل وقت التقدم بالطلب عن ٧٠ يوم عمل في حال كان الطلب تصميم فعالية، ومالا يقل عن ٥٠ يوم عمل عن موعد المناسبة للمشاريع الأخرى المذكورة
يتبع هذا النوع من المشاريع أسلوباً خاصاً يختلف عن المشاريع صغيرة الحجم والمتوسطة، للتعرف أكثر على رحلة سير المشروع والاشتراطات اللازمة ندعوكم للاطلاع على الدليل المفصل لخدماتنا عبر الرابط
الأسئلة المتكررة
- حاولت التواصل معكم هاتفياً لطلب تصميم وتم إفادتي بأن الطلب لايمكن قبوله هاتفياً؟
البريد الإلكتروني ونظام Freshdesk يتيح لك تتبع طلبك وهو الوسيلة الوحيدة المعتمدة لإستقبال الطلبات، والتعليقات حيث أن أي محتوى يصلنا في غير هذه القنوات لا قبل. (هايبر لينك: مرفق لكم الدليل الخاص بإستخدام النظام)، أما الهاتف فنرحب من خلاله على استفساراتكم ومتابعتكم فقط.
- لدي طلب مستعجل خلال يومين هل تستطيعون خدمتي؟
ج: راجع جدول الوقت الزمني المتطلب للمشاريع. لاتنسى كذلك اننا ملتزمون بجدول مشاريع أخرى يتعين علينا إنهاءها قبل البدء بمشروع جديد، لهذا ننصح دائماً بتقديم طلبك في وقت مبكر حتى نستطيع خدمتك بشكل يرضيك.
- قمت بشكل شخصي تصميم دليل خاص بنا جاهز للطباعة وبحاجة له بشكل مستعجل، هل بالإمكان مساعدتي في إعادة تصميمه؟
ج: ذكرت أن حاجتك للتقرير بشكل مستعجل، لانستطيع البدء بالمشروع فور إستلام الطلب، نحن ملتزمين بجدول أعمال لن نستطيع خدمتك بوقت مستعجل ولكن نرحب بتقديم استشارة فنية لك.
- لدي تقرير سنوي خاص بالكلية هل بالإمكان تصميمه بشكل كامل؟
ج: التقارير السنوية يتم توفير قالب Word وغلاف خاص بها يمكنكم من تعبئته بشكل شخصي. فنحن نقدم خدمة تصميم التقرير بشكل كامل فقط لوكالات الجامعة الست ومكتب رئيس الجامعة وبعض التقارير المستثناه نظراً لأهميتها الكبرى في تمثيل الجامعة على نطاق واسع، مما يحتم علينا تكريس جهود كبيرة ووقت زمني لتصميمه.
- لدي نادي طلابي خاص بالكلية، هل بإمكانكم تصميم الفعاليات والإعلانات المتعلقة به؟
ج: نعتذر بإمكانياتنا الحالية عن تقديم خدماتنا إلى الطلاب والنوادي الطلابية بالإضافة إلى الخدمات الشخصية للموظفين وأعضاء هيئة التدريس، وكذلك الفعاليات الصغيرة التي لاتمثل الجامعة على وجه الخصوص مثل حفلات التقاعد والترقيات الشخصية. ولكن وبالتأكد حرصنا على توفير وصف كامل لهوية الجامعة وقوالب تصميمية جاهزة لمساعدة الجميع بلا استثناء على اتباع هوية الجامعة في احتياجاتهم داخل الجامعة (هايبر لينك لصفحة الهوية على موقع الجامعة)
- أرغب بتصميم شعار مبتكر للإدارة الخاصة بنا هل بالإمكان خدمتي؟
ج: القواعد التصميمية لهوية الجامعة تمنع بشكل تام استخدام أي شعار سوى شعار الجامعة لجهة رسمية فيها.
- أرغب بتقديم طلب تصميم تهنئة عيد باسم الكلية، هل بالإمكان ذلك؟
ج: بالنسبة للمناسبات العامة مثل العيد، اليوم الوطني، البيعة…إلخ نقوم بتصميم موحد باسم الجامعة بإمكناكم الحصول عليه فور جاهزيته. لكننا لانستطيع تخصيص تصميم لكل جهة.
- من يقوم بالتواصل مع مطابع الجامعة لإتمام طباعة المشروع؟
ج: نحن نقوم بالتصميم فقط وينتهي دورنا بإرسال التصاميم لكم. وبدوركم تقومون بالتواصل مع مطابع الجامعة. لهذا ننصح باحتساب المدة الزمنية التي تتطلبها الطباعة عند التقدم بطلب المشروع، والتواصل مع المطابع بوقت سابق لحجز موعد معهم.
- أعي وجود جدول زمني للمشاريع لديكم، ولكن لدي طلب تصميمي في بالغ الأهمية لإدارتي أتمنى استثنائي وإنهاءه بشكل مستعجل.
ج: نعتذر منك، لانستطيع تقديم مشروع تم تقديمه متأخراً في جدول الأعمال علـى حساب الآخرين، فكل مشروع له أهميته الكبيرة لدى أصحابه. نتمنى لو تواصلت معنا بشكل مبكر.
- هل توفرون ميزانية للتنفيذ؟
ج: إطلاقاً. نحن جهة تصميمية فقط، وميزانية المشروع تصدر من جهة العميل.
- لدي فعالية كبيرة متى يمكنني التقدم بطلب لديكم؟
ج: مالا يقل عن شهرين وقد تزيد في حال كانت الفعالية ضخمة، فنحن لانبدأ بالمشروع فور استلامه، لاتنسى أننا ملتزمين بمشاريع أخرى تتطلب الوقت قببيل البدء بطلبك. دائماً احرص على تقديم طلبك في وقت مبكر وبمحتوى كامل حتى نستطيع خدمتك كما تتمنى.
- لدي تقرير دليل ٣٠ صفحة أخبرتموني أن التقرير يستلزم وقت طويل لماذا ذلك؟
ج: التقارير بالعادة لاتخضع للتقييم الزمني حسب عدد الصفحات، بل لنوعية المحتوى. بعض التقارير تتطلب وقت أطول نتيجة احتوائها على رسوم بيانية وجداول ونصوص بحاجة إلى تنيسيق مطول..
- بعد انتهاءكم من تصميم مستند هل بإمكاننا التعديل النصوص بشكل شخصي؟
يمكنكم ذلك ولكن لابد من الأخذ بالاعتبار ان برامج التصميم التي نتعامل بها تختلف عن برامج مايكروسوفت ولايمكن تحويلها إلى ذلك. ولهذا لابد من المعرفة المستبقة باستخدام برنامج التصميم المستخدم حتى يتسنى لكم التعامل معه.
- أرغب باختيار ألوان معينة لفعالية سنقوم بها، هل بإمكانني تحديدها لكم؟
نرحب باقتراحاتكم بالتأكيد، شريطة أن تتوافق مع ألوان هوية الجامعة المحددة (هايبر لينك للألوان)
لتقديم طلبات التصميم
- website@iau.edu.sa
- Freshdesk System
- للاستفسارات 33737
